Fakturagrunnlag

Gå gjennom, godkjenn og overfør det som skal faktureres, også som samlefaktura.

Et fakturagrunnlag viser hva som skal faktureres. Plattformen lager det av seg selv når en ordre fullføres, og når et forskudd skal faktureres. Du går gjennom det, godkjenner det, og markerer det som overført når fakturaen er laget i regnskapet.

​

Hva er det

Hvert grunnlag har linjer med beskrivelse, antall, sats og beløp. Hver linje viser regelen som ga den, for eksempel «Tid innenfor estimat: inkludert i avtale». Reglene settes av admin. Se Faktureringsregler.

To summer står side om side:

• Verdi levert: hva arbeidet er verdt.
• Å fakturere: hva kunden faktisk skal betale. En kontroll som er betalt på forskudd, har verdi, men 0 å fakturere.

Det finnes tre typer: Ordre, Forskudd og Samle.

Godkjenning og fakturering krever rettighetssettet Fakturering, eller rollen Leder eller Admin.

​

Køene

Kø	Viser
Til godkjenning	Grunnlag som venter på gjennomgang
Klar til fakturering	Godkjente grunnlag
Fakturert	Overført til regnskap
Alle	Alt

Et gult flagg betyr at noe bør sjekkes: tilbudt og faktisk pris avviker, eller tiden gikk over estimatet.

​

Statuser

Status	Betyr
Utkast	Ikke klart. For eksempel en foreløpig ordre som venter på fornyelse
Til godkjenning	Venter på gjennomgang
Godkjent	Klar til fakturering
Fakturert	Overført til regnskap
Betalt	Kunden har betalt
Kreditert	Fakturaen er kreditert

​

Gå gjennom og godkjenn

1. Åpne grunnlaget

   Fra Til godkjenning.

2. Se over linjene

   Sjekk særlig flaggede linjer. Teknikerens forklaring står ved linjer der tiden gikk over.

3. Godkjenn eller send tilbake

   Trykk Godkjenn grunnlag. Er noe feil, trykker du Send tilbake med kommentar.

Mange grunnlag uten flagg? Kryss dem av i listen og godkjenn alle på en gang.

​

Overstyr og legg til linjer

• Overstyr en linje: endre beløpet. Du må skrive en begrunnelse.
• Legg til linje for uforutsett arbeid: for arbeid som ikke kom med av seg selv.

Linjer som er dekket av forskudd, står med 0 kr og et eget merke.

​

Samlefaktura

Har en kunde flere godkjente grunnlag, kan du slå dem sammen til én faktura.

1. Kryss av grunnlagene

   De må være godkjent, gjelde samme kunde og ha samme fakturaadresse.

2. Trykk Slå sammen til samlefaktura

   Du ser summen før du bekrefter.

3. Overfør samlefakturaen

   De underliggende grunnlagene følger statusen til samlefakturaen.

Du kan oppløse samlefakturaen til den er fakturert.

​

Overført til regnskap, betalt og kreditert

Plattformen er ikke koblet til regnskapssystemet ennå. Du lager fakturaen i regnskapet selv, og markerer grunnlaget her:

Handling	Bruk når
Overført til regnskap	Fakturaen er laget. Skriv inn datoen
Marker betalt	Kunden har betalt
Krediter	Fakturaen skal krediteres

​

Hva skjer automatisk

Når	Hva skjer
En ordre fullføres	Det lages et grunnlag med linjer for kontroll, feilsøking, utbedring, materiell og kveld og helg, etter reglene for selskapet, kunden og avtalen
En foreløpig ordre fullføres	Grunnlaget blir liggende som Utkast med Venter fornyelse
En forhåndsfakturert avtale aktiveres	Det lages et forskuddsgrunnlag per år
En utbedringsordre fra et godkjent tilbud fullføres	Den faktureres etter tilbudets godkjente linjer
Ordren gjenåpnes og fullføres igjen	Grunnlaget lages på nytt, så lenge ingen har godkjent det