Tilbud og aktivering

Send avtaletilbudet, registrer kundens svar og aktiver avtalen med årets ordrer.

Når kalkylen er klar, sender du tilbudet til kunden. Sier kunden ja, aktiverer du avtalen, og plattformen lager årets ordrer. Denne siden viser stegene, og hva som skjer når du aktiverer.

​

Forhåndsvis og send tilbudet

1. Forhåndsvis

   Trykk Forhåndsvis på avtalen. Du ser PDF-en slik kunden får den.

2. Last ned og send

   Trykk Last ned, og send PDF-en til kunden.

3. Marker som sendt

   Trykk Marker som sendt. Versjonen lagres under Dokumenter, og avtalen får status Tilbud sendt.

Tilbudet viser systemene gruppert per systemtype, kontroller per år, tilleggslinjer, årspris eks. mva., oppstart, fornyelse, prisregulering og hva servicepakken inneholder. Det viser aldri timer, kostpris eller dekningsgrad.

Endrer du avtalen etter at tilbudet er sendt, blir den et utkast igjen. Neste tilbud blir versjon 2.

​

Registrer kundens svar

Trykk Registrer svar og velg:

• Godkjent: knappen Neste: aktivering åpner aktiveringen.
• Avslått: velg årsak (pris, valgte annen, utsatt eller annet) og skriv en kommentar. Velger du annet, må du skrive kommentar.

Legg inn datoen for svaret, og gjerne kundens bekreftelse som vedlegg.

​

Aktiver avtalen

Aktiveringen viser hva som skjer før du bekrefter.

1. Fyll ut Avtale inngått

   Dagen avtalen ble signert. Den foreslås fra dagen kunden godkjente, ellers i dag. Feltet er påkrevd.

2. Se over datoene og prisfordelingen

   Startdato, fornyelsesdato og hvordan årsprisen fordeles på ordrene.

3. Se ordrene som lages

   For eksempel «3 ordrer lages: H1 egne teknikere, H2 egne teknikere, H1 Kulde AS», med tidsvindu, systemer, timer og beløp per ordre.

4. Bekreft

   Avtalen blir Aktiv. Kalkylen låses.

Står det noe som stopper aktiveringen, for eksempel at avtalen mangler systemer eller pris, står det i dialogen.

​

Aktiver direkte

Er avtalen signert utenfor plattformen, eller flytter dere avtaler fra et annet system, trykker du Aktiver direkte på utkastet. Du hopper over tilbudet.

Her finnes to ekstra valg:

• Allerede fakturert: forskuddet for året er fakturert fra før.
• Ingen ordrer i år: årets ordrer lages ikke.

​

Hva skjer automatisk

Når	Hva skjer
Avtalen aktiveres	Det lages én ordre per periode og utfører. Arbeid hos underleverandør får egne ordrer
Avtalen aktiveres	Hvert system får en kontroll i ordren, med planlagte timer
Avtalen aktiveres	Årsprisen fordeles på ordrene. Siste ordre tar avrundingen
Avtalen er forhåndsfakturert	Det lages forskudd og fakturagrunnlag for året
Kunden får sin første aktive avtale	Kunden går fra Prospekt til Aktiv

​

Angre aktivering

Angre aktivering står i fanen Ordrer så lenge ingen ordre er planlagt, bestilt eller startet. Ordrene fjernes, og avtalen blir et utkast igjen. Et forskudd som ikke er fakturert, fjernes også.